Administratie

Een lekker opgeruimd en schoon huis, je administratie piekfijn op orde, een strakke planning van je taken; het zijn doelen die grote aantrekkingskracht kunnen hebben, maar in de praktijk nogal eens onhaalbaar (b)lijken. Een van de belangrijke oorzaken daarvan is dat de verandering die we voor ogen hebben, te groot en ingrijpend is om zomaar te bewerkstelligen. Niet eens zozeer omdat het veel werk is (wat ook zeker zo kan zijn), maar vooral omdat een verandering van die omvang ons, bewust of onbewust, angst inboezemt. 

In het boekje De kunst van Kaizen pleit schrijver Robert Maurer ervoor om grote veranderingen in je leven aan te pakken door kleine stapjes te nemen. Hij legt uit dat ons fysieke alarmsysteem aanslaat bij elke verandering die afwijkt van onze gebruikelijke, veilige routine. Dus hoe graag we ook willen opruimen, afvallen of stoppen met roken, de angst die dat óók oproept, saboteert ons en ondermijnt onze goede voornemens. 

Door te beginnen met uiterst kleine stapjes, omzeilen we het alarmsysteem – omdat er geen dreiging uitgaat van die kleine stapjes – en krijgen we de kans te wennen aan de verandering en het effect ervan. Ons nieuwe gedrag zorgt voor de aanleg van nieuwe zenuwpaden. Als we het nieuwe gedrag maar vaak genoeg herhalen, ontstaat een pad dat steeds makkelijker genomen wordt. Zo ontstaat een nieuwe routine. 

In dit blog krijg je vier strategieën om deze Kaizenmethode toe te passen op de wens een opgeruimd leven te creëren. Stapje voor stapje, in je eigen tempo.

1. Eenvoudige vragen stellen

Onze hersenen houden meer van vragen dan van bevelen. Veelal gieten we onze voornemens in bevelen aan onszelf: “ik moet nu toch echt die rommel in de gang opruimen”, maar dat wekt meestal vooral weerstand op. Door jezelf een eenvoudige vraag te stellen die je vaak genoeg herhaalt (dagen of zelfs een paar weken achter elkaar), zullen je hersenen er vroeg of laat mee aan de slag gaan en oplossingen gaan aandragen. Je kunt jezelf bijvoorbeeld vragen:

• Wat kan ik dagelijks in vijf minuten doen om mijn huis opgeruimd te krijgen?
• Wat is de kleinste stap die ik kan zetten om meer tijd voor mezelf te hebben?
• Etc.

Stel je vraag een paar keer per dag; op die manier programmeer je je hersenen voor creativiteit. Noteer de antwoorden die je krijgt. 

2. Gedachteverbeelding toepassen

Topsporters zijn in staat hun prestaties te verbeteren door zich hun perfecte wedstrijd tot in detail voor te stellen. Zo kun jij ook jezelf voorbereiden op succesvolle actie met behulp van gedachteverbeelding. Bij gedachteverbeelding stel je je de gewenste situatie én jouw gedrag voor, waarbij je al je zintuigen gebruikt: je ziet, hoort, ruikt, voelt en proeft het helemaal voor je. Je ziet jezelf bijvoorbeeld voortvarend je post openen, afhandelen en archiveren in jouw strak geordende archief. Je hoort het geluid van enveloppen die je opent en je voelt hoe tevreden je na afloop bent. Of je ziet hoe je gefocust en met plezier je werk doet, de kinderen ophaalt uit school, het huishouden bestiert en ook nog ’s avonds lekker met de benen omhoog je favoriete boek leest. Stel het je zo gedetailleerd en levendig mogelijk voor.

Bepaal hoeveel seconden per dag je aan je gedachteverbeelding wil besteden. Belangrijk is dat dit zo kort is dat je het makkelijk elke dag kunt uitvoeren. Ga ervoor zitten op een rustige, prettige plek zodat je het al je aandacht kunt geven. 
Breidt het aantal seconden pas uit als het makkelijk gaat. Stel je na verloop van tijd een moeilijker situatie voor, bijvoorbeeld de drukste tijd van het jaar op je werk, en beeld je in hoe je ook deze situatie het hoofd biedt. De volgende stap is dat je in het echt gaat oefenen, met kleine stappen:

3. Simpele acties uitvoeren

Kies bij deze strategie voor een handeling die weinig tijd en geld kost en die zo klein is dat je weerstand verdwijnt.

Stel dat je je ergert aan de trap die altijd vol met spullen ligt en je wilt die graag opruimen. Dan zou jouw simpele actie kunnen zijn dat je elke avond bij het naar bed gaan één item mee naar boven neemt en op de plek van bestemming legt.
Of misschien heb je overal stapeltjes post, briefjes, tijdschriften en kranten liggen en zou je dat graag willen ordenen. Dan zou je elke dag 3 minuten de tijd kunnen nemen om de papieren één voor één te bekijken en te beoordelen of het weg kan (meteen doen), of je er nog iets mee moet doen (leg op een makkelijk bereikbare plek met een post-it ‘doen’ erop), of dat je het wil of moet bewaren (leg op een aparte stapel met een post-it ‘bewaren’ erop). 

Wanneer deze simpele actie als vanzelf gaat, kun je de volgende kleine stap zetten. Hou je eigen tempo aan en zoek jouw maat; het is belangrijk dat de actie geen enkele weerstand oproept (dus als 3 minuten te lang is, kun je misschien beginnen met 2 minuten). 

4. Jezelf kleine beloningen geven

Stimuleer jezelf om kleine stappen te zetten in de richting van je doel met kleine beloningen. Daarmee stimuleer je je intrinsieke motivatie en die heb je nodig voor gedragsverandering op lange termijn. Kleine beloningen mogen niets of weinig kosten. Gun jezelf bijvoorbeeld een warm bad of een lekkere kop koffie na je inspanning. Kies iets wat echt bij jou past. 

Bij al deze strategieën is het belangrijkste dat de stap die je zet zo klein is dat hij je alarmsysteem niet triggert. Dat herken je doordat het geen enkele weerstand, spanning of stress oproept. Mogelijk is de stap zo klein dat je het lachwekkend vindt (één paperclip opruimen). Dat is prima, lach er dan om terwijl je de stap zet. 

Ik ben benieuwd welke kleine stappen je gaat zetten en hoor graag je ervaringen!

Wil je graag weten wat ik voor je kan betekenen bij het zetten van kleine stappen om je opruimdoel te bereiken?

Deze week is het Nationale Opruimweek, vandaag alweer dag drie. 

Om je te inspireren geef ik elke dag tips en informatie over hoe je met behulp van de vijf R’s uit de Zero Waste beweging je spullen, administratie en agenda op een duurzame manier kunt organiseren. En iedere dag is er een kleine challenge waarmee je direct aan de slag kunt, zodat je aan het einde van de week al een beetje meer orde en overzicht hebt gecreëerd.

Maandag was gewijd aan de eerste R, Refuse, en dinsdag aan de de R van Reduce.

Vandaag komt de R van Reuse aan bod.

Reuse: hergebruik
Met andere woorden, gebruik wat al gebruikt is.

Spullen, geef ze een tweede leven:

Aangezien jij wil opruimen, ligt de focus hier op het hergebruiken van jouw spullen, bij voorkeur door iemand anders

• Geef het weg aan iemand waarvan je weet dat hij of zij het graag wil hebben
• Breng het weg naar een tweedehands winkel
• Verkoop het, bijvoorbeeld via Marktplaats
• Gebruik het zelf opnieuw: misschien vind je op zolder een oude ijs- of broodbakmachine die je vergeten bent en vind je het leuk om daar opnieuw mee aan de slag te gaan. (En doe het weg als dat niet het geval is!)

Administratie & papiermanagement:

• Geef oude jaargangen van tijdschriften die je hebt bewaard weg. Misschien heb je een vriend(in) die er blij mee is, kun je ze schenken aan een kapper, basisschool of verpleegtehuis, of bied ze aan via Facebook of gratisaftehalen.nl. 
• Gebruik eenzijdig bedrukt papier als kladpapier; zo hoef je niet steeds weer memoblokken aan te schaffen. 
• Of schaf een Bambook of Correctbook aan: je wist je aantekeningen zodra je ze niet meer nodig hebt, of nadat je ze hebt opgeslagen en hergebruikt keer op keer dezelfde pagina’s.

Agenda / timemanagement:

• Maak een standaard weekplanning waarin je al je vaste taken en activiteiten opneemt, en visueel maakt met behulp van tijdsblokken. Het bespaart tijd (je hoeft niet elke week te zoeken naar waar de boodschappen of de administratie er nog tussen passen) en maakt inzichtelijk hoeveel vrije tijd er over is om extra zaken in te plannen.
• Start niet telkens een nieuwe hobby of project, maar verdiep je een tijd in een onderwerp en maak af waar je aan begint. Dat geeft meer voldoening, scheelt geld en resulteert in minder spullen en rommel.
• Hergebruik ideeën en gewoonten die in het verleden voor je werkten. Je hebt vast wel eens iets een tijd lang gedaan wat je goed beviel (vroeg opstaan, ’s ochtends sporten, mediteren, stoppen met suiker eten), maar waar je weer mee opgehouden bent. Ga eens na welke gewoonte die je plezier, gezondheid of geld oplevert, je komende tijd zou kunnen hergebruiken. En denk niet te snel: ‘als ik er weer mee gestopt ben, werkte het dus niet’. Alle nieuwe gewoonten nemen tijd en inspanning om routines te worden. Het is normaal dat je meerdere pogingen nodig hebt om te slagen. Dus, geef het nog een kans!

Doe mee met de Reuse-challenge:

Geef deze week 3 dingen die je zelf niet meer gebruikt een tweede leven. Geef ze weg aan een bekende of goed doel (alleen als die het graag willen hebben!), bied ze online gratis aan via gratisaftehalen.nl of Facebook of verkoop ze via Marktplaats. 
Maak het jezelf niet té makkelijk, maar leg de lat niet zo hoog dat je het toch maar niet doet.

Succes en veel plezier!

Regelmatig gratis informatie en tips ontvangen van Duurzaam opgeruimd leven?

Wil je hulp bij het opruimen en organiseren van je spullen, administratie of agenda?

Vandaag is het dag twee van de Nationale Opruimweek.
Kriebelt het bij jou ook om je huis een flinke opruimbeurt te geven? Of zie je er juist tegenop?

Om je te inspireren geef ik deze week elke dag tips en informatie over hoe je met behulp van de vijf R’s uit de Zero Waste beweging je spullen, administratie en agenda op een duurzame manier kunt organiseren. En iedere dag is er een kleine challenge waarmee je direct aan de slag kunt, zodat je aan het einde van de week al een beetje meer orde en overzicht hebt gecreëerd.

Gisteren was de eerste R, Refuse, aan de beurt.
Vandaag de tweede: 

Reduce: verminder
Met andere woorden, neem afscheid van de spullen, papieren en taken die ‘te veel’ zijn en zorg dat je streng selecteert op wat er wel naar binnen mag.

Als je wil ontspullen en opruimen, is dit uiteraard de R met de meest directe impact. 

Spullen

Algemeen:

• Doe spullen die je al langere tijd niet meer gebruikt of waarvan je te veel hebt weg
• Winkel alleen doelgericht en bepaal van tevoren wat je gaat kopen, aan welke criteria het moet voldoen en wat het maximaal mag kosten. Schaf alleen spullen aan die helemaal naar je zin zijn.

Boeken:

• Boeken die je gelezen hebt, die je niet nog een keer gaat lezen en waar je geen emotionele waarde aan hecht, kun je zonder pardon wegdoen. Als je veel boeken snel kwijt wil, is boekenbalie.nl een goede optie. Je scant je boeken en ziet meteen wat je ervoor krijgt. Vervolgens stuur je je boeken op en krijg je het bedrag op korte termijn op je rekening gestort. Je kunt je boeken natuurlijk ook zelf verkopen. Dan krijg je er waarschijnlijk wat meer geld voor, maar duurt het (veel) langer voor je ze kwijt bent. Wegbrengen naar een tweedehands winkel is uiteraard ook mogelijk, of ze stukje bij beetje wegbrengen naar een of meer minibiebs in jouw buurt.
• Van de boeken die je nog niet gelezen hebt, kun je ook een deel wegdoen. Bijvoorbeeld die al langer dan een jaar in je kast staan, of degene die je niet meer aanspreken. Je bepaalt zelf de criteria en die kun je zo streng of soepel maken als je zelf wil of aankunt. 
• Je kunt ook op een andere manier je boeken opruimen. Bepaal eerst hoeveel ruimte je maximaal aan je boeken wil spenderen en selecteer daarna net zo lang je favoriete boeken tot die ruimte voor 95% gevuld is. Zo hou je een klein beetje ruimte over voor een paar fantastische nieuwe boeken. 

Kleding: nog even wachten tot vrijdag, dan krijg je volop tips én een challenge. 

Administratie & papiermanagement:

• Gooi reclamefolders waarvan de datum verstreken is weg. Wil je informatie uit een folder bewaren? Schrijf het op een logische plek op (to-do lijst, boodschappenlijst, etc.) en gooi de folder weg.
• Neem afscheid van paperassen die je niet meer nodig hebt. Grote kans dat je te veel bewaart, omdat je niet goed weet wat weg kan. Bewaar alleen wat bewijskracht heeft en wat je niet gemakkelijk ergens anders kan vinden. Hier vind je een lijstje met welke papieren je hoe lang moet bewaren. 
• Heb je administratieve klussen die maar blijven liggen? Plan ze in je agenda en pak ze aan. Dat geeft rust en een tevreden gevoel als je ze kunt afstrepen. 

Agenda / timemanagement:

• Ga eens na welke taken jij op je bordje hebt die je zou kunnen afstoten. Dat je het al jaren doet, is geen reden om het te blijven doen. 
• Doe minder van de dingen die je wel wil blijven doen, maar die (te) veel tijd kosten. Wissel het doen van de boodschappen bijvoorbeeld af met iemand anders uit je huishouden of breng de kinderen 1x per week naar sport en vraag of iemand anders het de andere keer doet. 
• Neem alleen nieuwe klussen aan als je er
  • blij van wordt, of
  • je gezondheid een dienst mee bewijst, of
  • geld mee verdient of bespaart

Op deze manier beperk je je tot taken die jou goed doen en zorg je waarschijnlijk al voor een stuk meer ruimte en energie.

Begin vandaag met opruimen met de Reduce-challenge:

Kies een categorie spullen (boeken, sieraden, servies, you name it) en neem deze week van minstens 5 items uit deze categorie afscheid. Om ze duurzaam af te voeren, zorg je dat ze zo mogelijk door iemand anders worden hergebruikt, of worden gerecycled. Is duurzaam afvoeren op dit moment niet mogelijk (bijvoorbeeld door de corona-maatregelen), zorg dan dat dat op een later moment alsnog gebeurt. Zet de spullen in je schuur, of geef ze zo nodig af aan iemand anders als je bang bent dat je de spullen anders zelf weer in huis neemt.

Succes en veel plezier!

Regelmatig gratis informatie en tips ontvangen van Duurzaam opgeruimd leven?

Wil je hulp bij het opruimen en organiseren van je spullen, administratie of agenda?

Deze week is het Nationale Opruimweek. Zo aan het begin van de lente begint het bij veel mensen te kriebelen om hun huis een flinke opruim- en schoonmaak beurt te geven. 

Om je te inspireren geef ik elke dag tips en informatie over hoe je op een duurzame manier je spullen, administratie en agenda kunt organiseren. En iedere dag is er een kleine challenge waarmee je direct aan de slag kunt, zodat je aan het einde van de week al een beetje meer orde en overzicht hebt gecreëerd. Vandaag: de kunst van Nee zeggen.

In de Zero Waste beweging worden er vijf principes met een R gebruikt om onze hoeveelheid afval te beperken. Ook bij opruimen en ordenen zijn deze R’s heel goed bruikbaar. Deze week geef ik je elke dag tips die bij een van de R’s passen. 

Vandaag de eerste R; dit is de R met op de lange termijn de meeste positieve impact. 

Refuse: weiger
Met andere woorden, zorg dat het jouw huis en leven niet binnenkomt.

Aan het ontstaan van veel rommel en chaos ligt ons koop- en verzamelgedrag ten grondslag. Al die spullen die je nu in de weg liggen zijn ooit je huis binnengekomen. Je hebt ze zelf gekocht of gekregen en hebt ze tot op heden niet weggedaan.

Door een stop te zetten op wat er via de voordeur binnen komt, voorkom je dat de chaos nog groter wordt en zorg je dat een eenmaal opgeruimd huis niet weer binnen de kortste keren dichtslibt. 

Tips:

Spullen

Algemeen:

• Laat je niet verleiden tot impulsaankopen: uitverkoop, verveling en een slecht of goed humeur zijn geen goede redenen om iets te kopen dat je al in veelvoud hebt of nauwelijks zult gebruiken. 
• Leen in plaats van koop spullen die je maar tijdelijk of af en toe nodig hebt, zoals gereedschap of een dakkoffer.
• Vraag voor je verjaardag geen spullen maar een ervaring (lunch, massage, workshop).

Boeken 

• Word lid van de bibliotheek en leen in plaats van koop de boeken die je wil lezen. Daarmee voorkom je niet alleen dat steeds meer boeken zich opstapelen in je huis, maar steun je ook de overige activiteiten en acties van de bibliotheek. 
• Leen boeken uit een minibieb bij jou in de buurt, of start er zelf een als je dat leuk vindt. Op minibieb.nl en minibibliotheek.nl kun je kijken welke er in jouw buurt zijn. 
• Je hebt vast nog wel ongelezen boeken in je boekenkast staan. Ga eens na of daar iets tussenstaat waar je nu zin in hebt.

Kleding: daar gaan we uitgebreid mee aan de slag op dag 5. Deze categorie spullen die voor veel mensen moeilijk onder bedwang te krijgen is, verdient een apart blog.

Administratie & papiermanagement: 

• Zorg dat je je rekeningen zoveel mogelijk via automatische incasso betaalt. Dat scheelt tijd en papier, en mogelijk zelfs geld (soms is betalen via automatische incasso goedkoper, bovendien voorkom je betalingsherinneringen, aanmaningen en incassokosten en de bijbehorende stress).
• Zeg papieren nieuwsbrieven en magazines die je ontvangt van organisaties waar je lid van bent of waaraan je doneert zoveel mogelijk op. Ga bij jezelf na of je ze überhaupt wel leest of wil lezen. Zo ja, zoek uit of er een online variant is.
• Plak een Nee/Ja of Nee/Nee-sticker op je brievenbus (verkrijgbaar bij je gemeente). Zo stop je de instroom van veel nutteloze reclamefolders en krantjes. De folders die je wél interesseren:
  • zoek je online op de website van de winkel zelf 
  • bekijk je op de verzamelsite reclamefolder.nl of via de app Reclamefolder
  • laat je periodiek in je mailbox bezorgen of 
  • neem je mee uit de winkel 

Ben je verslingerd aan papieren folders? Op kiesjefolders.nl kun je je eigen pakket samenstellen. In combinatie met een Nee-sticker ontvang je voortaan alleen de door jou gekozen folders in je brievenbus.

Agenda / timemanagement: 

• Als jouw bordje al vol genoeg ligt, neem dan geen nieuwe projecten of klussen aan, tenzij je er een ander voor kunt laten vervallen.
• Zeg niet meteen ‘ja’, maar vraag standaard om bedenktijd als je een verzoek krijgt. Als je moeite hebt met ‘nee’ zeggen, helpt dit je om niet te beginnen aan klussen waar je eigenlijk helemaal geen zin in of tijd voor hebt. Je schept ruimte om op een vriendelijke manier duidelijk te maken dat je andere prioriteiten hebt.
• Markeer in je agenda al je vaste werktijden en taken (boodschappen, kinderen wegbrengen en halen, sport) in tijdblokken. Zo maak je visueel hoeveel ruimte er nog is om extra bezigheden te plannen, waardoor je de kans vergroot dat je niet te veel hooi op je vork neemt.

Doe je mee aan de Refuse-challenge?

Koop deze week geen nieuwe spullen. Vraag je bij elke impuls om iets te kopen af of je het echt nodig hebt. Heb je misschien iets dat (voorlopig) ook volstaat? Of misschien kun je het artikel lenen van een kennis of vriendin, of via Nextdoor of Peerby. 

Natuurlijk helpt deze opdracht je niet met het opruimen van de rommel of chaos waarmee je nu kampt. Maar als je hier een gewoonte van maakt, pak je (een belangrijk deel van) het probleem bij de bron aan. En ook bij organiseren geldt: voorkomen is beter dan genezen.

Succes en veel plezier!

Tot slot een gedichtje ter inspiratie:

Het virtuele kopen

Laatst liep ik door een warenhuis en zag daar ijscoupes staan
Zo mooi, die wilde ik voor thuis. Ik raakte ze eerbiedig aan
O, het was paradijselijk! Nooit zulk diepblauw gezien!
Alleen de prijs, afgrijselijk! Normaal bedrag maal tien
Ik heb mijn ogen dichtgedaan. En raad eens, weet je wat?
Ik zag ze op mijn tafel staan. Alsof ik ze al had.
Zo doe ik dat nu elke keer, ik pak iets op en zet het neer
En daarna hoef ik het niet meer
Ik neem een voorschot op genot
Ik ben tevreden met mijn lot
En koop me virtueel kapot

Uit: Micky Otterspoor: ‘Ik wil geen villa aan de Vecht’

Regelmatig tips en inspiratie ontvangen van Duurzaam opgeruimd leven?

Wil je hulp bij het opruimen en organiseren van je spullen, administratie of agenda?