Veel taken blijven, soms jarenlang, liggen omdat ze in te vage termen beschreven zijn. Of omdat het eigenlijk tamelijk omvangrijke projecten zijn. De vaagheid of de omvang van de ‘taak’ maakt dat je er niet mee aan de slag gaat, omdat je niet weet wat je precies moet doen. Hier volgen vijf tips die je helpen om je taken wél effectief af te handelen.
1. Maak je to do’s actief
Gebruik in je beschrijving de actieve vorm van een werkwoord:
‘Mia bellen’ wordt ‘bel Mia’
‘Afspraak APK maken’ wordt ‘bel garage voor afspraak APK’
‘Betaling tennis’ wordt ‘betaal contributie tennis’
De actieve vorm geeft je alvast een zetje om de taak daadwerkelijk uit te voeren.
2. Maak je taken specifiek
Zorg dat je een taak beschrijft in kraakheldere taal die precies aangeeft wat je te doen staat.
Dus, in plaats van ‘kadootje Arnold’ kun je de volgende taken formuleren:
- App Arnold of hij een verlanglijstje heeft
- Zoek op internet naar boek over Toscane
- Bestel wellness-voucher bij sauna X
Doordat je precies weet wat je te doen staat, verlaag je de drempel; je kunt direct aan de slag.
3. Knip projecten op in afzonderlijke taken
Als op je takenlijst een of meer projecten staan, is de kans groot dat je daar niet snel aan zult beginnen. Gewoonweg omdat de ’taak’ te groot en onoverzichtelijk is. ‘De schuur aanpakken’ is een flinke klus die je makkelijk voor je uitschuift omdat het teveel tijd kost om die in een keer af te handelen. Wat helpt is om de eerste of eerste paar to do’s van het project te formuleren, zodat je makkelijk aan de slag kunt. Zorg gaandeweg dat je steeds in elk geval de eerstvolgende taak beschrijft, zodat je project niet stagneert.
Dus in plaats van ‘de schuur aanpakken’:
- Voer dozen met kranten af naar de milieustraat
- Koop ophanghaak voor de fiets bij doe-het-zelfzaak Y
- Verplaats vriezer naar tegenoverliggende hoek
- Zoek uit welke bloempotten weg kunnen
- Etc.
4. Laat je leiden door experts
Over slimmer en productiever werken zijn talloze boeken geschreven. Twee van de boeken waar ik zelf veel aan gehad heb zijn Getting things done van David Allen en Grip van Rick Pastoor. Beide nemen je mee in een stap voor stap werkwijze die ervoor zorgt dat je je taken, of dat nou werk of privé is, in kaart brengt, prioriteert en plant. Zodat je werkt aan de dingen die voor jou het meeste opleveren, waarbij jouw eigen doelen, waarden en wensen centraal staan.
5. Gebruik een app zoals Todoist
Ook op het gebied van apps zijn er vele mogelijkheden. Todoist is zo’n app, die eenvoudig is in het gebruik en heel veel mogelijkheden heeft (waarvan ik er zelf nog een aantal aan het ontdekken ben). Je brengt je taken onder in projecten en geeft ze de prioriteit van jouw keuze. Per taak kun je subtaken aanmaken, opmerkingen toevoegen, labels toekennen en de datum aangeven waarop je de taak moet doen. Daarnaast heeft Todoist een set sjablonen die je kunt gebruiken voor terugkerende taken, zoals een boodschappenlijstje, fitness, maaltijd- en vakantieplanning. Het eenvoudigste abonnement is gratis, maar heeft het (grote) nadeel dat je maar 5 actieve projecten kunt hebben. Het loont daarom om een betaalde versie te nemen (vanaf €3 per maand).