Zorg voor een overzichtelijke mailbox
Open de berichten in je inbox maar één keer.
Wanneer je dat doet, bepaal je direct wat er met het bericht gebeuren moet.
Er zijn verschillende opties:
- Het bericht kan (na lezing) weg: verwijder het meteen (of als het om een nieuwsbrief gaat die je toch nooit leest, meld je dan eerst af en verwijder het bericht direct daarna)
- Het bericht bevat informatie die je wilt bewaren, maar je hoeft er verder niets mee te doen: archiveer je bericht. Maak in je mailbox archiefmappen aan met onderwerpen/namen die voor jou logisch zijn en die het je makkelijk maken om gearchiveerde berichten terug te vinden.
- Naar aanleiding van het bericht moet je actie ondernemen:
- Kost die actie je minder dan twee minuten? Doe het dan meteen.
- Duurt de actie langer dan 2 minuten? Breng het bericht onder in een mailmap met de naam @doen
- Het bericht bevat informatie die je tot je wil of moet nemen, maar te veel om nu meteen te lezen: bewaar het bericht in een mailmap met de naam @lezen
Als je iemand een mailbericht stuurt waarbij je vervolgens op diens reactie wacht, stuur jezelf dan een blinde kopie. Bewaar die vervolgens in een mailmap met de naam @afwachten.
Nu heb je overzicht in je mails gecreëerd!
De taken uit je mailmap @doen en het lezen van de mails in @lezen kun je desgewenst inplannen in je agenda.
Zorg in elk geval dat je regelmatig je inbox en de mappen @doen, @lezen en @afwachten bekijkt en bijwerkt.
Geef documenten een handige naam:
Om documenten van je digitale administratie snel terug te vinden, geef je ze een handige naam: afzender-jj-mm-dd-onderwerp’.
Sla de documenten vervolgens op in een map Administratie.
Voordeel van deze naamgeving is dat alle documenten van dezelfde afzender bij elkaar staan en dat je direct ziet of de bewaartermijn verstreken is.
Zo wordt opruimen een stuk eenvoudiger!
Maak back-ups!
Het is een klusje dat er vaak bij inschiet.
Maar geloof me, je hebt spijt als haren op je hoofd als je het ‘vergeten’ bent, maar wel net van het ene op het andere moment je gegevens kwijt bent!
Bepaal voor jezelf hoe vaak je een back-up wil maken van je gegevens. Met andere woorden: hoeveel gegevensverlies vind je acceptabel?
Plan vervolgens het maken van een back-up in je agenda zodat je het niet vergeet te doen!
Haal regelmatig de bezem door je digitaal archief
Ook digitaal opruimen loont de moeite.
Je bewaart zo het overzicht, je gebruikt geen onnodige schijfruimte en het geeft (mij althans) net zozeer voldoening en een gevoel van ruimte en rust.
Daarbij is het ook nog eens duurzaam om zo min mogelijk data in de cloud te bewaren: opslag van data op servers kost enorm veel energie en brengt flink veel CO2 in de atmosfeer. Extra zonde als het ook nog eens gaat om data die geen enkel doel (meer) dienen.
Plan ook het opschonen van je digitale data daarom in je agenda.
Succes en geniet van het resultaat!
Vaker tips en informatie ontvangen?