Hoe zit het met jouw to do lijst?
Met je plannen voor deze week, voor deze maand?
Krijg jij alles wat je gedaan wilt hebben op tijd af?
En heb je dan ook nog wat tijd over voor jezelf of voor onverwachte omstandigheden?
Plannen en prioriteren, de een is er een kei in en voor de ander is het elke dag een worsteling. Plannen en prioriteren behoren tot onze executieve functies: cognitieve vaardigheden die we nodig hebben om complexe taken uit te voeren. In dit blog geef ik tips hoe ermee om te gaan als deze functie bij jou wat minder sterk ontwikkeld is.
In het algemeen geldt dat wanneer een executieve functie zwak is, je daar op verschillende manieren mee om kunt gaan. Er zijn manieren om ‘om de zwakke functie heen te werken’; je verbetert dan niet de functie zelf, maar je zet strategieën in waardoor je er geen of minder last van hebt bij het uitvoeren van complexe taken. Zo kun je:
- De omgeving aanpassen
- Steun zoeken bij je sociale omgeving
- De activiteiten aanpassen
Om de zwakke functie heen werken, is gemakkelijker dan de functie zelf proberen te verbeteren. Maar de functie zelf verbeteren is wél mogelijk, al zijn we geneigd te denken dat we ‘nu eenmaal niet goed zijn in’ bijvoorbeeld plannen en prioriteren.
Wat is plannen en prioriteiten stellen eigenlijk?
Prioriteren / plannen is de vaardigheid om een plan op te stellen met een logische of slimme volgorde, een doel te bereiken of een taak te voltooien. En het gaat ook om beslissingen nemen over wat belangrijk en niet belangrijk is.
Signalen dat prioriteren/plannen zwak is, zijn:
- Niet weten waar je moet beginnen
- Moeite met een plan maken
- Moeite met prioriteiten stellen als je druk bent
- Doen wat je invalt, zonder lijstje in je hoofd
- Geen tijdplanning bij lange-termijn projecten
- Niet kunnen sparen voor een grote uitgave
Wat kun je doen als plannen en prioriteiten stellen niet jouw sterke punten zijn?
Pas de omgeving aan:
- Gebruik een whiteboard
- Zorg voor een overzicht van week, maand en jaar
- Zorg voor een overzicht van taken en projecten
- Plan vaste taken op vaste momenten en zet ze alvast in je agenda, in tijdsblokken
Zoek steun bij je sociale omgeving:
- Bespreek je planning met een collega, vriendin of huisgenoot
Pas de activiteiten aan:
- Werk met checklists: zo zorg je dat je niets vergeet en op een efficiënte manier werkt
- Koppel terugkerende taken aan een vaste tijd
- Zet alle stappen op een eigen post-it en bepaal de volgorde door ze op de juiste volgorde te plaatsen
- Gebruik een sjabloon voor planning (het programma Todoist heeft die bijvoorbeeld)
Wil je graag beter worden in het plannen en prioriteren zelf?
Dan kun je het volgende doen:
- Reserveer iedere dag tijd voor plannen en prioriteren; ’s avonds voor de volgende dag, of ’s ochtends op de dag zelf
- Bepaal iedere ochtend drie taken die je in ieder geval af wilt krijgen
- Vraag je af: Moet-Ik-Dit-Nu-Doen?
- Met andere woorden: is het noodzakelijk? Ben jij degene die het moet doen? Is dit hetgene dat gedaan moet worden? Is dit het juiste moment? Moet het überhaupt gedaan worden? (die laatste vraag kun je overigens het beste als eerste stellen..)
Kom je er zelf niet uit en wil je hulp?
Op de hoogte blijven met tips en informatie?