Wil jij ook je tijd zo goed mogelijk besteden?
De dingen doen die belangrijk voor je zijn, prioriteit hebben en waar je plezier in hebt?
Er zijn talloze digitale hulpmiddelen die jou kunnen helpen je tijd efficiënter te benutten voor de zaken waar jij aandacht aan wil geven. In dit blog bespreek ik drie digitale tools die je veel tijd en energie kunnen opleveren.
Agenda
Het heeft lang geduurd voor ik om was, maar nu ben ik groot fan. Er zijn nogal wat voordelen van een digitale ten opzichte van een papieren versie:
- Afspraken zijn gemakkelijk te verschuiven naar een ander moment, dat scheelt een boel gestreep en onoverzichtelijkheid
- Je kunt je agenda delen met anderen
- Periodiek terugkerende taken hoef je maar een keer in te plannen
- Een digitale agenda geeft je desgewenst herinneringsberichten van je geplande activiteiten
- Je kunt met behulp van kleurtjes gemakkelijk overzicht creëren, bijvoorbeeld door verschillende kleuren te gebruiken voor werk en privé of voor verschillende projecten of personen
- Doordat een digitale agenda plant in tijdsblokken wordt je uitgenodigd na te denken over de duur van een afspraak of taak; dat helpt je realistisch plannen
- Je kunt je agenda niet kwijtraken en hij neemt geen extra ruimte in in je tas
Er zijn wat mij betreft maar twee nadelen aan een digitale agenda:
- Het is op een telefoon minder overzichtelijk door het kleine scherm
- Je moet ervoor naar een scherm kijken
Takenlijst
Een takenlijst is een must om effectief en productief te zijn.
Het helpt je om overzicht te krijgen over alles wat je te doen hebt. En het maakt je hoofd vrij om zich met andere dingen bezig te houden dan met het onthouden van wat er nog gebeuren moet. Dat scheelt een boel stress en energie!
Er is niks mis met een to-do-lijst op papier, maar ook hier heeft een digitale variant een boel voordelen:
- Je kunt taken toevoegen overal waar je bent
- Je kunt makkelijker en sneller overzicht creëren in je taken door ze
- toe te kennen aan projecten
- labels te geven
- van een prioriteitsniveau te voorzien
- onder te verdelen in subtaken
- op te delen in fasen
- Je takenlijst blijft overzichtelijk als je afgewerkte taken afvinkt: ze verdwijnen uit beeld
Tijdregistratie
Inzicht in waar je je kostbare tijd aan besteedt, helpt je om bewuste keuzes te maken.
Je herkent het vast wel dat je je soms afvraagt waar je nou de hele dag mee bezig bent geweest. Je was de hele dag druk, maar kunt niet echt vertellen wat je daadwerkelijk hebt gedaan. Of je hebt nog een heel aantal to-do’s op je lijst staan, maar de dag is al voorbij.
Een tool voor tijdregistratie helpt je om inzicht te krijgen in waar jij jouw tijd aan besteedt en hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Dat laatste is heel handig als het om terugkerende taken gaat: die kun je voortaan realistisch in je agenda plannen.
Je kunt er met zo’n tool ook achter komen hoe lang je eigenlijk op social media vertoeft (dat zou wel eens een stuk langer kunnen zijn dan je zelf denkt of zou willen).
Doe de tijdregistratie een aantal weken en beoordeel dan of je jouw tijd besteedt aan de dingen waaraan je die wil besteden. Is dat niet het geval, dan kun je andere keuzes maken. Sommige dingen minder vaak of juist vaker doen, andere misschien zelfs helemaal niet meer.
Bonusvoordeel!
Voor bovenstaande toepassingen gebruik ik zelf Google Calendar, Todoist en Toggl. Het handige is dat je ze aan elkaar kunt koppelen, wat je flink tijd scheelt en de kans verkleint dat je iets vergeet. Zo kun je een taak direct vanuit Todoist plannen in Google Calendar en vanuit zowel Todoist als Google Calendar de tijdregistratie starten en stoppen voor je taken. Deze integratie is trouwens voor heel veel verschillende tools mogelijk.
One size does not fit all
Voor alle tools geldt: zoek wat bij je past, waar je prettig mee werkt. Niet iedereen houdt van dezelfde layout, niet iedereen vindt dezelfde functionaliteiten belangrijk. De tijd die je erin stopt om te vinden wat werkt voor jou, verdien je dubbel en dwars terug door het plezier dat je ervan hebt.
Wil je hulp bij het handig indelen en gebruiken van je takenlijst en agenda?
Op de hoogte blijven met tips, informatie en acties?